Cómo importar datos masivamente (Excel y Contabilium)

Guía completa para importar productos, stock, precios, clientes, proveedores, ventas, cobranzas y pagos sin sorpresas.

Esta guía te muestra el flujo real de importación de La Pyme, incluyendo qué crea, qué actualiza y qué casos se saltean.

Dónde está en la app (todas las entradas)

1. Menú lateral: Importar
   Menú: /importar
2. Desde Productos: botón Importar en “Más acciones”
3. Desde Clientes: botón Importar
4. Desde Proveedores: botón Importar

Todas estas entradas llevan al mismo asistente de importación.

Qué podés importar hoy

1. Productos
2. Stock
3. Precios
4. Combos
5. Kits
6. Armado de kits
7. Clientes
8. Proveedores
9. Compras
10. Ventas
11. Cartera de cheques
12. Cobranzas
13. Pagos a proveedores
14. Configuración de tesorería
15. Movimientos de tesorería
16. Saldos iniciales de cuentas corrientes
17. Compensaciones de cuentas
18. Aplicaciones de documentos

Además, podés importar directamente archivos de Contabilium para: productos, clientes, proveedores, compras, cheques, ventas y pagos a proveedores.

Paso a paso recomendado

1. Elegí origen y tipo

Tenés dos caminos:

1. Excel (plantilla de La Pyme): elegís qué querés importar, podés descargar la plantilla en el paso siguiente y después subís el archivo.
2. Contabilium: elegís tipo de dato y subís el archivo exportado de Contabilium.

2. Si usás Excel, descargá la plantilla desde la pantalla de carga

No armes el archivo desde cero. Usá la plantilla para evitar errores de columnas/formato.

En Compras y Ventas podés elegir entre una plantilla simple, con un total por comprobante, y otra con detalle de productos, con una fila por ítem.

3. Completá el archivo sin cambiar la estructura

1. No cambies el orden de columnas.
2. No borres columnas obligatorias (*).
3. No uses más de una hoja: el importador lee solo la primera.

4. Subí archivo y previsualizá antes de importar

Cuando elegís el archivo, el asistente lo muestra y te deja previsualizarlo antes de ejecutar la importación.
En productos, además podés decidir si querés actualizar filas existentes con identificadores coincidentes.

El importador puede detectar automáticamente el tipo real de archivo y cambiarlo.
Ejemplo: si elegiste Ventas y subís un archivo con columnas de producto, activa automáticamente la importación con detalle de ítems.

5. Confirmá importación y seguí el estado

1. La importación corre en segundo plano.
2. Podés cerrar la página mientras procesa.
3. Al final ves: Creados, Actualizados y Fallidos.
4. Si hubo errores, podés descargar un Excel con columna Error.

Comportamientos clave por tipo

Productos

1. Se identifican por SKU.
2. Si ya existe SKU, se actualiza.
3. Si no existe, se crea.
4. Podés cargar o actualizar datos como nombre, categoría, proveedor, precios y código de barras según la plantilla vigente.
5. Si categoría/proveedor no existen, se crean automáticamente.

Usá importación de productos cuando necesitás cargar códigos de barras de forma masiva. Para imprimir etiquetas con esos códigos, usá Cómo imprimir etiquetas de productos.

Variantes

1. Agrupa filas por nombre de producto (grupo).
2. El SKU de cada variante tiene que ser único.
3. Si el grupo ya existe, solo agrega variantes nuevas (no reescribe SKUs existentes).

Stock

1. La cantidad importada es la cantidad objetivo final, no un movimiento incremental.
2. Si no indicás depósito, usa el predeterminado (Principal si hace falta crearlo).
3. tipo_asiento_stock es opcional:
   • opening/apertura: saldo inicial
   • adjustment/ajuste: ajuste
4. Si no lo completás, el sistema decide automáticamente según historial.

Precios

1. Cada fila debe tener al menos uno: costo, precio, promocional o margen.
2. Si indicás lista de precios, tiene que existir y ser manual.
3. Cuando cambia precio base, se recalculan precios de combos/kits relacionados.

Combos

1. Si combo no existe, se crea.
2. Si combo ya existe, se actualiza.
3. En combos existentes, se reemplaza composición completa por la del archivo.

Kits

1. Importa kits nuevos.
2. Si el kit ya existe, no reemplaza su composición actual.

Clientes y proveedores

1. Si viene documento válido (CUIT/DNI), se usa para detectar existentes y actualizar.
2. Si no existe, se crea.
3. Si falta categoría fiscal/personería, se completa con valores por defecto razonables.
4. Recomendado: cargá siempre documento para evitar duplicados o pisadas entre filas.

Ventas: simple o con detalle de productos

Al elegir Ventas, descargá la plantilla que corresponda a tu archivo:

1. Plantilla simple:
   • importa comprobante y montos,
   • no importa detalle de productos por línea.
2. Plantilla con detalle de productos:
   • importa comprobante + ítems,
   • puede crear dependencias faltantes (clientes, punto de venta, productos y depósitos).

Compras, percepciones y tasas

Al elegir Compras, también podés descargar una plantilla simple o una con detalle de productos. Ambas siguen el mismo modelo de Nueva compra:

1. En tipo_comprobante, elegí el nombre del comprobante, por ejemplo Factura A o Nota de Crédito A.
2. El IVA va en las columnas de IVA.
3. Las percepciones van en columnas propias: percepcion_iva, percepcion_nacionales, percepcion_iibb, percepcion_municipales, percepcion_internos y percepcion_otros.
4. Si tenés desglose de IIBB por jurisdicción, usá percepcion_iibb_1_jurisdiccion / percepcion_iibb_1_importe y los grupos siguientes.
5. otros_tributos queda como fallback para importes sin clasificar; si conocés el tipo, preferí las columnas de percepciones.
6. El total del comprobante debe incluir IVA y percepciones.

Cobranzas y pagos a proveedores

1. Si no existe contacto, lo crea.
2. Si no existe medio de pago, lo crea.
3. Si no viene número de recibo/orden, se numera automáticamente.
4. Si el pago/cobranza ya tiene aplicaciones contables, no se sobreescribe.
5. En pagos a proveedores, el sistema usa punto de venta 1.
6. Las retenciones se cargan en la misma fila de la cobranza o pago, no en un archivo separado.
7. El campo monto es el total cancelado. Si cargás retenciones, el importe del medio de pago queda como monto - retenciones.
8. Si una cobranza o pago existente ya tiene retenciones cargadas, el importador no las sobreescribe. Para corregirlas, anulá y recreá el pago.
9. En la hoja aplicaciones de pagos a proveedores, una compra externa se identifica con la pareja compra_origen_integracion + compra_id_externo; completá ambas columnas.

Las plantillas de Cobranzas y Pagos a proveedores tienen hasta tres grupos de columnas retencion_1_*, retencion_2_* y retencion_3_*. Usalas para informar tipo, importe, alícuota, base de cálculo, jurisdicción, régimen y certificado.

Reglas principales:

1. Tipos permitidos: Ganancias, IIBB, IVA, SUSS y Seguridad e higiene.
2. IIBB requiere jurisdicción y no usa régimen.
3. Los otros tipos no usan jurisdicción.
4. En cobranzas, el certificado es obligatorio.
5. En pagos a proveedores, el certificado es obligatorio salvo en Ganancias; si lo dejás vacío, el sistema lo numera automáticamente.
6. El total de retenciones debe ser menor que monto.
7. Si las notas de crédito cubren todo el pago, no se pueden importar retenciones en esa fila.

Para importar cobranzas o pagos en Efectivo, completá la columna Caja con el nombre exacto de una caja activa.
En otros medios de pago, dejá Caja vacía.

Si repetís datos en el mismo archivo

1. Productos y precios: para un mismo SKU se toma la última fila.
2. Stock: para el mismo SKU + depósito se toma la última fila.
3. Ventas: para el mismo comprobante (tipo + punto de venta + número), se toma una sola versión.

Límites y formato (importante)

1. Formato recomendado y soportado en práctica: .xlsx.
2. .xls (Excel antiguo) no se procesa.
3. Límite práctico en pantalla de carga: 5 MB por archivo.
4. Se procesa un archivo por vez.
5. Se toma solo la primera hoja del archivo.

Errores comunes y cómo resolverlos

1. “Los archivos .xls no están soportados”
   Solución: abrí el archivo en Excel y guardalo como .xlsx.
2. “El archivo debe contener al menos una fila de datos”
   Solución: completá al menos una fila real debajo de los encabezados.
3. “Lista de precios X no existe o no es manual”
   Solución: creá esa lista como manual o corregí el nombre.
4. “SKUs de items no encontrados” (combos/kits)
   Solución: importá primero productos/variantes.
5. “SKU ya existe” (variantes)
   Solución: usá SKU nuevo o no repitas la variante existente.
6. “Tipo de comprobante inválido”
   Solución: corregí el tipo de comprobante según valores permitidos.
7. Errores contables de medios de pago
   Solución: entrá a Configuración > Medios de pago y revisá la cuenta contable vinculada a cada medio.

Orden sugerido para una migración inicial

1. Productos / Variantes
2. Combos / Kits
3. Stock
4. Precios
5. Clientes / Proveedores
6. Ventas
7. Cobranzas / Pagos a proveedores

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