Cómo importar datos masivamente (Excel y Contabilium)

Guía completa para importar productos, stock, precios, clientes, proveedores, ventas, cobranzas y pagos sin sorpresas.

Esta guía te muestra el flujo real de importación de La Pyme, incluyendo qué crea, qué actualiza y qué casos se saltean.

Dónde está en la app (todas las entradas)

1. Menú lateral: Importar
2. Desde Productos: botón Importar en “Más acciones”
3. Desde Ventas > Clientes: botón Importar
4. Desde Compras > Proveedores: botón Importar

Todas estas entradas llevan al mismo asistente de importación.

Qué podés importar hoy

1. Productos, stock, precios, combos, kits y armado de kits.
2. Clientes y proveedores.
3. Compras y ventas.
4. Cartera de cheques, cobranzas, pagos a proveedores, configuración y movimientos de tesorería.
5. Asientos manuales (en Avanzado), saldos iniciales de cuentas corrientes, compensaciones de cuentas y aplicaciones de documentos.

Además, podés importar directamente archivos de Contabilium para: productos, clientes, proveedores, compras, cheques, ventas y pagos a proveedores.

Paso a paso recomendado

1. Elegí origen y tipo

Tenés dos caminos:

1. Excel (plantilla de La Pyme): elegís qué querés importar, podés descargar la plantilla en el paso siguiente y después subís el archivo.
2. Contabilium: elegís tipo de dato y subís el archivo exportado de Contabilium.

Si venís de otro sistema, exportá tus datos a Excel desde ese sistema y pasalos a la plantilla de La Pyme.

2. Si usás Excel, descargá la plantilla desde la pantalla de carga

No armes el archivo desde cero. Usá la plantilla para evitar errores de columnas/formato.

En Compras y Ventas podés elegir entre una plantilla simple, con un total por comprobante, y otra con detalle de productos, con una fila por ítem.

3. Completá el archivo respetando los encabezados

1. Podés cambiar el orden de las columnas: La Pyme las identifica por su encabezado, no por su posición.
2. Podés agregar columnas propias. Si no coinciden con un campo de la importación, se ignoran.
3. No borres las columnas obligatorias (*).
4. Si renombrás un encabezado, el asistente puede pedirte que elijas y confirmes el campo correspondiente.
5. Conservá las hojas adicionales incluidas en las plantillas de cobranzas, pagos u otras importaciones que las necesiten.

4. Subí el archivo

Cuando elegís el archivo, el asistente lo muestra. Si una columna tiene un nombre parecido, ambiguo o incompatible con sus valores, se abre Revisar columnas. Allí vas a ver qué coincidencias fueron automáticas, cuáles son sugerencias y qué campos obligatorios todavía faltan. Si una columna con el nombre correcto tiene valores que no coinciden con su campo, por ejemplo texto en una columna de precio, se mantiene asignada y ves un aviso con el primer valor distinto. Podés confirmar igual: esas filas fallan y te quedan en el Excel de corrección. Una sugerencia no se usa hasta que la confirmás. Si modificás o reemplazás el archivo después de confirmar el mapeo, tenés que revisar las columnas nuevamente.

En productos de Excel, además podés decidir si querés actualizar filas existentes con identificadores coincidentes.

Salvo al cambiar Código SKU, el siguiente paso de Excel es Importar, sin revisión previa ni segunda confirmación. Para cambios de SKU, revisá y confirmá primero como se explica abajo. La Pyme valida el archivo en el mismo trabajo y hay dos resultados posibles según el tipo de error:

• Error del archivo entero (formato ilegible, hoja o columnas obligatorias que faltan): la importación se corta y no se guarda ningún dato.
• Errores en filas puntuales: se guardan las filas válidas y las que fallaron te quedan en un Excel de corrección. Ese archivo conserva las hojas y columnas originales y agrega una sola columna Errores en cada hoja relevante. Corregís esas filas y volvés a importarlo sin repetir lo que ya se guardó.

El importador puede detectar automáticamente el tipo real de archivo y cambiarlo.
Ejemplo: si elegiste Ventas y subís un archivo con columnas de producto, activa automáticamente la importación con detalle de ítems.

5. Confirmá importación y seguí el estado

1. La importación corre en segundo plano.
2. Podés cerrar la página mientras procesa.
3. Al final ves: Creados, Actualizados y Fallidos.
4. Si hubo errores en una importación de Excel, descargá el archivo con la columna Errores, corregilo y volvé a importarlo. Los flujos de Contabilium mantienen su archivo de error actual.

Comportamientos clave por tipo

Productos

1. Producto es el nombre visible. Varios productos pueden tener el mismo nombre.
2. Para crear un producto, Identificador del producto es opcional. Dejalo en blanco para que se genere automáticamente.
3. Para actualizar un SKU existente, mantené el identificador actual del producto. Podés obtenerlo con una exportación de productos.
4. Si completás el identificador, repetí el mismo valor en todas las filas del producto. Usá identificadores distintos para separar productos que tienen el mismo nombre. El SKU identifica cada variante y tiene que ser único.
5. Cuando no seleccionás Código SKU como campo a actualizar, si ya existe el SKU, se actualiza. Si el archivo lo ubica bajo otro identificador, la variante se mueve al producto correspondiente sin cambiar su SKU.
6. En ese modo, si no existe el SKU, se crea. El cambio de SKU usa el modo de solo actualización que se explica abajo.
7. Podés cargar o actualizar datos como nombre, categoría, proveedor, precios y código de barras según la plantilla vigente.
8. Si la categoría o el proveedor no existen, se crean automáticamente.

Para cambiar el identificador de un producto, editá el producto en Productos. No lo cambies en un archivo anterior: en una importación, otro identificador significa que querés mover esa variante a otro producto.

Los archivos sin la columna Identificador del producto y las filas que dejan esa celda en blanco sirven para crear productos nuevos. Para actualizar un SKU existente, exportá los productos y conservá su identificador actual.

Usá importación de productos cuando necesitás cargar códigos de barras de forma masiva. Para imprimir etiquetas con esos códigos, usá Cómo imprimir etiquetas de productos.

Cambiar valores de opciones desde Excel

1. Exportá los productos desde Productos.
2. Conservá Identificador del producto, Código SKU y los nombres de opciones. Editá Opción N valor, por ejemplo de Negro mate / M a Negro / M.
3. En Productos por Excel, activá Actualizar productos existentes y mantené Opciones seleccionado. Viene seleccionado por defecto. Desmarcá los campos que no querés actualizar y dejá Código SKU sin seleccionar.
4. Importá el archivo. La variante conserva su identidad, stock, historial, vínculos con integraciones y composiciones de combos. Los precios y demás campos que no seleccionaste se conservan.

Sin Opciones, los valores del archivo se ignoran para los SKUs existentes. Los valores que no cambian no reescriben la variante ni generan actualizaciones de sincronización. Si la combinación nueva coincide con otra variante vigente, aunque no esté en el archivo, se rechaza ese producto completo; los productos válidos del mismo archivo se importan. Los combos y kits conservan sus reglas actuales: no podés cambiar sus opciones desde Productos Excel.

Estos cambios se guardan en La Pyme y no se envían a Tiendanube ni Mercado Libre. Si necesitás corregir las opciones de una publicación, hacelo también en esa plataforma. La sincronización habitual de stock y precios no cambia estos valores locales.

Cambiar códigos SKU desde Excel sin recrear variantes

1. Exportá los productos desde Productos.
2. Editá Código SKU. Conservá Identificador del producto y los nombres y valores de opciones de cada fila.
3. En la importación de Productos por Excel, activá Actualizar productos existentes, desmarcá los otros campos y seleccioná Código SKU (solo actualizar existentes).
4. Elegí Revisar cambios de SKU. La revisión muestra el producto y la variante encontrados, el SKU actual, el nuevo y las filas Sin cambios.
5. Corregí cualquier conflicto y después elegí Confirmar e importar.

El identificador y las opciones ubican la variante existente; el SKU nuevo es el valor a guardar. Para un producto sin opciones debe existir una sola variante vigente. También podés cambiar el SKU de un combo existente desde este archivo de productos. Se conservan las referencias de componentes, stock, historial y los campos que no seleccionaste.

Este modo solo actualiza: rechaza destinos que no existen o son ambiguos, códigos ocupados por otro registro, códigos nuevos repetidos y filas repetidas de la misma variante. No combina productos ni intercambia códigos ocupados. Para intercambiar dos SKU, usá primero un código temporal libre y revisá cada importación.

Cambiar los valores de opciones es una tarea distinta: esos valores identifican la variante al renombrar su SKU. No cambies las opciones junto con el SKU. Si cambiás ambos, no se puede encontrar la variante anterior: con Código SKU seleccionado se rechaza la fila; sin seleccionarlo se crea una variante nueva.

Variantes

1. Para un producto nuevo, dejá Identificador del producto en blanco para que se genere automáticamente o usá el mismo valor en todas sus filas.
2. El SKU de cada variante tiene que ser único.
3. Dos identificadores diferentes crean o actualizan productos separados, aunque el nombre visible sea igual.

Stock

1. La cantidad importada es la cantidad objetivo final, no un movimiento incremental.
2. Si no indicás depósito, usa el predeterminado (Principal si hace falta crearlo).
3. tipo_asiento_stock es opcional:
   • opening/apertura: saldo inicial
   • adjustment/ajuste: ajuste
4. Si no lo completás, el sistema decide automáticamente según historial.

Precios

1. Cada fila debe tener al menos uno: costo, precio, promocional o margen.
2. Si indicás lista de precios, tiene que existir y ser manual.
3. Cuando cambia precio base, se recalculan precios de combos/kits relacionados.

Combos

1. Si combo no existe, se crea.
2. Si combo ya existe, se actualiza.
3. En combos existentes, se reemplaza composición completa por la del archivo.
4. Los componentes tienen que ser productos simples o kits activos. No podés incluir servicios ni otros combos.
5. Un kit incluido en un combo no puede contener combos: solo se permite un nivel de un combo o kit dentro de otro. Tampoco podés incluir un combo dentro de sí mismo.
6. Cambiar la composición no mueve stock. Si incluís un kit, la disponibilidad del combo usa el stock propio del kit, no el de su receta.

Estas reglas también se aplican al crear o editar un combo desde el formulario o la API. Revisá Stock de un combo antes de importar combos con kits.

Kits

1. Si el kit no existe, se crea con los componentes del archivo.
2. Si el kit ya existe, se reemplaza su composición completa por la del archivo. Los componentes que no están en el archivo se quitan del kit. Los kits que no están en el archivo no cambian.
3. El archivo define el nombre del kit y su Ajuste de precio %. Si dejás el ajuste vacío, el kit queda sin ajuste. La categoría, el código de barras, la imagen, el estado, la visibilidad y las etiquetas del kit no cambian.
4. Si el kit tiene precio automático, se recalcula con los precios de los componentes y el ajuste. Si tiene precio manual, conserva su precio. El costo siempre se recalcula con los componentes.
5. Los componentes tienen que ser productos simples o combos activos. No podés incluir kits ni servicios. Un combo incluido en un kit no puede contener kits. Si el kit ya forma parte de un combo, no podés agregarle combos a su receta. Tampoco podés incluir un kit dentro de sí mismo. El buscador del formulario de kits ofrece solo productos simples.
6. Si repetís un componente en el mismo kit, se suman las cantidades.
7. Si una fila de un kit tiene un error, no se aplica ningún cambio a ese kit. Corregí la fila y volvé a importar todas las filas del kit.
8. Cambiar la composición no cambia el stock del kit ni el de sus componentes.
9. Si el kit es componente de un combo, se recalculan el costo y el precio automático del combo. Un combo con precio manual conserva su precio.

Para editar las composiciones de tus kits en Excel:

1. En Productos, filtrá por Tipo > Kit, tocá Exportar y elegí Productos con filtros actuales.
2. En la hoja Kits del archivo, quitá las filas de los componentes que no querés y corregí las cantidades. Cada kit tiene que conservar todas sus filas.
3. Subí el mismo archivo en la importación de Kits. La Pyme lee la hoja Kits aunque no sea la primera.

Desarmar y la cantidad de unidades que muestra un remito para un kit usan la composición actual del kit, también para unidades armadas o remitos emitidos antes del cambio. Revisá Armado y desarmado de stock antes de cambiar kits con unidades armadas.

Armado de kits

1. Cada fila arma la cantidad indicada del kit en el depósito elegido.
2. Si no indicás depósito, usa el predeterminado.
3. La Pyme procesa las filas en el orden del archivo y no duplica un armado si reintenta el mismo trabajo.

Clientes y proveedores

Cada cliente o proveedor tiene un Código que lo identifica dentro de tu organización. La Pyme lo genera al crear el contacto si no indicás uno propio, por ejemplo CLI-000001 o PRO-000001. El código es distinto del CUIT/DNI: varios contactos pueden compartir un documento, pero no el mismo código.

Para importar desde Excel:

1. Para actualizar contactos, exportá los clientes o proveedores y conservá el valor de la columna Código. La importación usa ese código para identificar el contacto, aunque cambies su nombre o documento.
2. Para crear contactos nuevos, podés dejar Código en blanco para que se genere automáticamente o completar un código propio que no esté en uso.
3. Si no indicás código ni ID de La Pyme, un CUIT/DNI que coincida con un único cliente o proveedor existente permite actualizarlo. Si coincide con varios, la fila tiene un error: completá Código para elegir el contacto correcto.
4. No repitas códigos en el archivo. Conservá los ceros iniciales cuando uses códigos numéricos: cargalos como texto en Excel.
5. Completá también los datos fiscales que necesites para facturar o pagar. Si falta categoría fiscal/personería, se completa con valores por defecto.

Actualizar sin crear contactos nuevos

Activá Solo actualizar existentes al importar la plantilla de clientes o proveedores. Esta opción requiere la columna Código y un código existente en cada fila. Si falta el código o no existe, la fila tiene un error y no se crea un contacto nuevo.

Para actualizar un contacto, conservá su código actual. Si usás un código nuevo sin activar Solo actualizar existentes, la importación puede crear otro contacto aunque tenga el mismo CUIT/DNI. Para cambiar el código, editá el cliente o proveedor en La Pyme antes de volver a exportarlo.

Saldos iniciales de cuentas corrientes

Para cargar una deuda o un crédito anterior sin recrear cada comprobante:

1. Entrá a Importar.
2. Elegí Excel (plantilla de La Pyme).
3. Seleccioná Saldos iniciales de cuentas corrientes.
4. Descargá y completá la plantilla.
5. Subí el archivo, revisá la vista previa y confirmá la importación.

En la plantilla:

1. Rol define si el saldo corresponde a un cliente o proveedor.
2. Podés identificar el contacto por ID de La Pyme, CUIT/documento o nombre exacto. Preferí ID o CUIT para evitar ambigüedades.
3. Para un proveedor, un saldo positivo significa importe a pagar y uno negativo significa anticipo o crédito a favor.
4. Para un cliente, un saldo positivo significa importe a cobrar y uno negativo significa crédito a favor.
5. En dólares, completá el tipo de cambio. En pesos, usá tipo de cambio 1.

Usá un saldo inicial agregado solamente cuando no vayas a importar también los comprobantes abiertos del mismo contacto, rol, moneda y fecha de corte. Si necesitás conservar y pagar una factura puntual del sistema anterior, importá la compra en lugar de duplicar su importe como saldo inicial.

Compensaciones de cuentas

Importar > Compensaciones de cuentas sirve para migrar compensaciones que ya ocurrieron en el sistema anterior. Para hacer una compensación nueva en La Pyme, usá Cómo compensar saldos de cliente y proveedor.

Ventas: simple o con detalle de productos

Al elegir Ventas, descargá la plantilla que corresponda a tu archivo:

1. Plantilla simple:
   • importa comprobante y montos,
   • no importa detalle de productos por línea.
2. Plantilla con detalle de productos:
   • importa comprobante + ítems,
   • puede crear dependencias faltantes (clientes, punto de venta, productos y depósitos).

Compras, percepciones y tasas

Al elegir Compras, también podés descargar una plantilla simple o una con detalle de productos. Ambas siguen el mismo modelo de Nueva compra:

1. En tipo_comprobante, elegí el nombre del comprobante, por ejemplo Factura A o Nota de Crédito A.
2. El IVA va en las columnas de IVA.
3. Las percepciones van en columnas propias: percepcion_iva, percepcion_nacionales, percepcion_iibb, percepcion_municipales, percepcion_internos y percepcion_otros.
4. Si tenés desglose de IIBB por jurisdicción, usá percepcion_iibb_1_jurisdiccion / percepcion_iibb_1_importe y los grupos siguientes.
5. otros_tributos queda como respaldo para importes sin clasificar. Si conocés el tipo, preferí las columnas de percepciones.
6. El total del comprobante debe incluir IVA y percepciones.

Cobranzas y pagos a proveedores

1. Si no existe contacto, lo crea.

2. Si no existe medio de pago, lo crea.

3. Si no viene número de recibo/orden, se numera automáticamente.

4. Si el pago/cobranza ya tiene aplicaciones contables, no se sobreescribe.

5. En pagos a proveedores, el sistema usa punto de venta 1.

6. Las retenciones se cargan en la misma fila de la cobranza o pago, no en un archivo separado.

7. El campo monto es el total cancelado. Si cargás retenciones, el importe del medio de pago queda como monto - retenciones.

8. Si una cobranza o pago existente ya tiene retenciones cargadas, el importador no las sobreescribe. Para corregirlas, anulá y recreá el pago.

9. Para vincular cada cobranza o pago con sus comprobantes, completá la hoja Aplicaciones de la misma plantilla:

   • En Cobranzas, identificá el recibo con punto_venta + numero_recibo. Identificá la venta por venta_id_externo o por venta_tipo_comprobante + venta_punto_venta + venta_numero.
   • En Pagos a proveedores, identificá el pago con id_pago_origen. Identificá la compra por compra_id_externo junto con compra_origen_integracion, o por compra_tipo_comprobante + compra_punto_venta + compra_numero.
   • En ambos casos, completá monto_aplicado para indicar cuánto del pago se imputa a ese comprobante.

10. Si necesitás importar aplicaciones históricas por separado, usá Importar > Aplicaciones de documentos. En la hoja Aplicaciones completá:

    • origen: OP para un pago a proveedor o Recibo para una cobranza.
    • nro_origen: el número visible de la OP o del recibo.
    • punto_venta_origen: solo si necesitás distinguir dos recibos con el mismo número.
    • entidad: el nombre del cliente o proveedor.
    • tipo, letra, punto de venta y número del comprobante.
    • importe_aplicado: el importe relacionado con ese comprobante.

    La Pyme identifica internamente el pago, el comprobante, el contacto y la moneda. Si el archivo contiene otras hojas, puede encontrar Aplicaciones por su nombre aunque no sea la primera. Informá las notas de crédito con importe negativo: se vinculan con el comprobante del mismo importe que esté inmediatamente antes o después dentro de la misma OP o recibo. Si no hay uno adyacente, tiene que haber una única coincidencia.

Las plantillas de Cobranzas y Pagos a proveedores tienen hasta tres grupos de columnas retencion_1_*, retencion_2_* y retencion_3_*. Usalas para informar tipo, importe, alícuota, base de cálculo, jurisdicción, régimen y certificado.

Reglas principales:

1. Tipos permitidos: Ganancias, IIBB, IVA, SUSS y Seguridad e higiene.
2. IIBB requiere jurisdicción y no usa régimen.
3. Los otros tipos no usan jurisdicción.
4. En cobranzas, el certificado es obligatorio.
5. En pagos a proveedores, el certificado es obligatorio salvo en Ganancias. Si lo dejás vacío, el sistema lo numera automáticamente.
6. El total de retenciones debe ser menor que monto.
7. Si las notas de crédito cubren todo el pago, no se pueden importar retenciones en esa fila.

Para importar cobranzas o pagos en Efectivo, completá la columna Caja con el nombre exacto de una caja activa.
En otros medios de pago, dejá Caja vacía.

Asientos manuales

1. Verificá que existan las cuentas, los contactos y los centros de costo que vas a usar. Al crear una organización, La Pyme incluye un plan de cuentas inicial.
2. En Avanzados, seleccioná Asientos manuales y descargá la plantilla.
3. Usá una fila por línea contable. Repetí Nro. asiento en todas las líneas del mismo asiento y mantenelas juntas. Ese número solo agrupa líneas dentro del archivo: en cada archivo podés empezar desde 1.
4. En las líneas de continuación, podés dejar vacíos Fecha, Concepto y Referencia.
5. Completá un importe positivo en Debe o Haber, nunca en ambos. Cada asiento debe balancear hasta el centavo.
6. Usá el código exacto de la cuenta cuando lo tengas. Si no, completá su nombre exacto.
7. La importación admite pesos (ARS). Si el asiento estaba en otra moneda, convertí los importes con evidencia del tipo de cambio antes de importarlo.

La plantilla incluye dos asientos de ejemplo balanceados con cuentas del plan inicial: un aporte de muebles al capital y una constitución de reserva legal. Reemplazá o borrá las cuatro filas de ejemplo antes de importar datos reales y ajustá las fechas y los importes.

La Pyme asigna el número contable automáticamente. Si volvés a importar los mismos asientos, los reutiliza sin duplicarlos, aunque cambies los números de agrupación del archivo. Un asiento con otra fecha o contenido se importa como uno nuevo. Si un archivo contiene dos asientos idénticos, conserva ambos y reconoce esa cantidad cuando reintentás. Importar un archivo corregido no modifica ni reemplaza asientos ya registrados.

Si repetís datos: mismo SKU, última fila y comprobantes

1. Productos y precios, sin renombrar SKU: para un mismo SKU se toma la última fila. Al seleccionar Código SKU, las repeticiones se rechazan.
2. Stock: para el mismo SKU + depósito se toma la última fila.
3. Ventas: para el mismo comprobante (tipo + punto de venta + número), se toma una sola versión.

Límites y formato (importante)

1. Formato recomendado: .xlsx.
2. También se aceptan archivos .xls (Excel antiguo). Si La Pyme no puede leer el archivo, te pide que lo guardes como .xlsx.
3. La importación de compras también acepta archivos .csv.
4. Límite práctico en pantalla de carga: 10 MB por archivo.
5. Límite por archivo: 10.000 filas de datos, sin contar el encabezado.
6. Se procesa un archivo por vez.
7. La hoja principal contiene las filas a importar. Algunas plantillas también incluyen hojas auxiliares identificadas por nombre. No las renombres.

Errores comunes y cómo resolverlos

1. “No se pudo leer el .xls como libro ni como texto delimitado”
   Solución: abrí el archivo en Excel y guardalo como .xlsx.
2. “El archivo debe contener al menos una fila de datos”
   Solución: completá al menos una fila real debajo de los encabezados.
3. “Lista de precios X no existe o no es manual”
   Solución: creá esa lista como manual o corregí el nombre.
4. “SKUs de items no encontrados” (combos/kits)
   Solución: importá primero productos/variantes.
5. “SKU ya existe” (variantes)
   Solución: usá SKU nuevo o no repitas la variante existente.
6. “Tipo de comprobante inválido”
   Solución: corregí el tipo de comprobante según valores permitidos.
7. Errores contables de medios de pago
   Solución: entrá a Configuración > Medios de Pago y revisá la cuenta contable vinculada a cada medio.
8. “El archivo cambió después de confirmar el mapeo de columnas” Solución: volvé a la vista previa y confirmá otra vez las columnas del archivo actual.
9. “Faltan columnas requeridas o seleccionadas” Solución: agregá la columna indicada o asignala desde Revisar columnas.
10. “Valor no numérico” Solución: reemplazá textos como ARS o N/A por un importe válido en esa columna.

Orden sugerido para una migración inicial

1. Productos / Variantes
2. Combos / Kits
3. Stock
4. Precios
5. Clientes / Proveedores
6. Configuración de tesorería y después movimientos de tesorería
7. Asientos manuales que no estén representados por otro archivo
8. Ventas / Compras
9. Cobranzas / Pagos a proveedores

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Seguí con el circuito completo

Si la importación es el primer paso para dejar planillas separadas, revisá cómo La Pyme conecta stock, depósitos, ventas y reposición.