Cómo crear y gestionar una orden de compra

Creá, confirmá y recibí órdenes de compra. Corregí recepciones cargadas por error, editá productos, facturá y cerrá la orden.

Esta guía te ayuda a usar órdenes de compra de punta a punta para planificar compras, recibir mercadería y facturar sin perder trazabilidad.

Dónde está en la app (ruta y menú)

1. Listado de órdenes: Menú: Compras > Órdenes de compra
2. Nueva orden: Botón: Nueva orden de compra Menú: Compras > Órdenes de compra > Nueva orden de compra
3. Detalle de una orden: Menú: Compras > Órdenes de compra > abrí la orden desde el listado
4. Editar una orden: Desde detalle > Más acciones > Editar Menú: Detalle de la orden (acción Editar).
5. Crear factura desde orden: Desde detalle > Crear factura Menú: Compras > Nueva compra (acceso Crear factura desde la orden).
6. Buscador global: Atajo: Cmd/Ctrl + K Acción: escribí Órdenes de compra para ir al módulo

Antes de empezar

1. Tenés permisos para gestionar órdenes de compra y sus recepciones, y acceso operativo a la ubicación de entrega.
2. Tenés al menos un proveedor cargado.
3. Tenés al menos una ubicación activa para recibir mercadería.

Paso a paso

1. Creá el borrador de orden

En /ordenes/nueva completá:

1. Proveedor (obligatorio)
2. Ubicación de entrega (obligatoria)
3. Fecha de orden y, si querés, fecha estimada de entrega
4. Productos, cantidad y costo esperado sin IVA
5. Notas (opcional)
6. Etiquetas (opcional)

Hasta que no selecciones proveedor, no se habilita la carga de productos.

Guardá con Guardar borrador.

2. Confirmá la orden

Desde el detalle, si está en Borrador, hacé clic en Confirmar orden.

Cuando confirmás:

1. Pasa a estado Confirmada.
2. Todavía no ingresa stock real.
3. Ya podés registrar recepciones.

3. Registrá recepciones (parciales o totales)

Con la orden en estado Confirmada o Parcial, usá Marcar como recibido.

1. Cargá cantidad recibida por producto.
2. Podés recibir menos o más de lo pedido.
3. Podés hacer varias recepciones parciales.

Estados después de recibir:

1. Parcial: recibiste una parte.
2. Completada: ya se recibió todo lo pedido.

Cómo leer cantidades pedidas, recibidas y pendientes

En el detalle, las cantidades no representan tres cargas separadas:

1. Pedida es la cantidad original solicitada en la orden.
2. Recibida es el acumulado de todas las recepciones registradas.
3. Pendiente se calcula como pedida - recibida, con un mínimo de 0.

Por ejemplo, si pediste 10 y recibiste 4, vas a ver 4 recibidas y 6 pendientes. La Pyme permite registrar una recepción mayor a lo pedido. En ese caso conserva la cantidad recibida real y muestra 0 pendiente.

4. Creá la factura de compra desde la orden

En el detalle de la orden usá Crear factura.

Este botón aparece cuando la orden está en Confirmada, Parcial o Completada.

El sistema abre Compras > Nueva compra desde el botón Crear factura y precompleta:

1. Proveedor
2. Moneda
3. Notas
4. Renglones vinculados a la orden

Si la compra que cargás desde la orden marca productos recibidos, la ubicación queda atada a la ubicación de la orden.

Si la orden ya está en Completada, en la compra no vas a ver la opción para volver a marcar recepción.

5. Descargá el PDF de la orden (opcional)

Desde Más acciones > Descargar PDF.

6. Cerrá o reabrí la orden (si corresponde)

Desde Más acciones > Cerrar orden podés cerrar una orden Confirmada, Parcial o Completada.

Al cerrarla, La Pyme deja de esperar la mercadería pendiente. El stock ya recibido no se modifica. Si después necesitás continuar, usá Más acciones > Reabrir orden. La mercadería pendiente vuelve a contar como stock entrante. No podés reabrir una orden mientras una factura de esa orden tenga un flete u otro costo adicional vinculado: primero quitá el vínculo en ese comprobante.

7. Editá la orden cuando aún se puede

La acción Editar está disponible cuando la orden está en Borrador, Confirmada, Parcial o Completada. Podés cambiar las cantidades pedidas y los costos esperados. En una orden confirmada no podés cambiar el proveedor ni la ubicación de entrega.

Editar la orden conserva las cantidades recibidas. No podés quitar un producto ni reemplazarlo por otro mientras tenga unidades recibidas. Si la recepción se cargó por error, corregila primero desde Gestionar recibidos. Cuando su cantidad recibida sea 0, podés quitar el renglón y agregar otro producto desde Editar. La orden debe conservar al menos un producto.

Corregir una recepción registrada por error

Si marcaste como recibido un modelo que no llegó, corregí la recepción desde la propia orden. También podés hacerlo si está en Completada.

1. Abrí el detalle de la orden y seleccioná Más acciones > Gestionar recibidos.
2. Buscá el producto y la variante que necesitás corregir.
3. En Total recibido, ingresá la cantidad que realmente llegó. Si no llegó ninguna unidad de esa variante, ingresá 0.
4. Seleccioná Guardar cambios.

Ingresá el total correcto, no la diferencia ni una cantidad negativa. Por ejemplo, si figuran 5 recibidas pero llegaron 3, ingresá 3. La Pyme descuenta esas 2 unidades del stock de la ubicación de la orden y actualiza la cantidad recibida y la pendiente. No hagas además un ajuste manual de inventario ni un egreso por la misma diferencia: descontarías el stock dos veces.

Si después necesitás quitar o reemplazar el modelo, entrá en Más acciones > Editar cuando sus variantes tengan 0 unidades recibidas. Corregí solo las cantidades cargadas por error y conservá las recepciones correctas.

Al guardar, la orden vuelve a Parcial si queda mercadería pendiente y hay unidades recibidas. Si todas las cantidades recibidas quedan en 0, vuelve a Confirmada.

Gestionar recibidos aparece en órdenes Confirmadas, Parciales o Completadas que tienen unidades recibidas y cantidades pedidas completas. Si la orden está Cerrada, primero necesitás reabrirla. Revisá también tus permisos para gestionar recepciones y el acceso a la ubicación de la orden si no podés abrir o guardar la corrección.

Etiquetas de órdenes de compra

Las etiquetas sirven para clasificar órdenes con criterios internos, como Importación, Urgente, Reposición o Proyecto local.

1. Seleccionalas al crear o editar la orden.
2. Desde el detalle, usá la tarjeta Etiquetas para agregar o quitar.
3. Para trabajar en bloque, seleccioná órdenes en el listado y abrí Etiquetas.
4. En el listado podés filtrar por etiqueta.

Las etiquetas no cambian el estado, la recepción, el stock ni la facturación de la orden. Se crean desde el formulario, detalle o acción masiva. Actualmente no aparecen en Configuración > Ventas ni en Configuración > Productos. Consultá Cómo crear y usar etiquetas para organizar la operación para conocer el comportamiento compartido.

Estados de la orden (resumen)

1. Borrador: creada, todavía no confirmada.
2. Confirmada: lista para recibir.
3. Parcial: con recepciones parciales.
4. Completada: ya se recibió toda la mercadería pedida.
5. Cerrada: dejaste de esperar cualquier mercadería pendiente. Podés reabrirla si necesitás continuar el circuito.

No existe un estado Facturada. Podés crear compras vinculadas desde una orden Confirmada, Parcial o Completada, pero facturar no cambia la orden a otro estado.

Qué cambia al guardar

1. Se crea o actualiza la orden de compra.
2. Al confirmar, la orden queda lista para recepción.
3. Al recibir, impacta stock en la ubicación de la orden.
4. Al facturar renglones vinculados, la compra conserva la relación con la orden, pero no cambia su estado.
5. Al cerrar, se deja de contar la mercadería pendiente como stock entrante sin modificar lo ya recibido.
6. Queda historial de cambios en la propia orden.

Dónde se refleja

1. En Compras > Órdenes de compra (listado y detalle).
2. En el detalle de la orden, dentro de Historial de cambios.
3. En Compras, cuando creás la factura desde la orden.
4. En el PDF de la orden.

Notas y comportamientos no obvios

A) Qué pasa con el campo “Notas”

La nota de la orden:

1. Se ve en la tarjeta Notas del detalle.
2. Sale en el PDF de la orden, en Observaciones.
3. Si creás compra desde la orden, se trae precompletada en la compra.

B) Confirmar no es lo mismo que recibir

Confirmar la orden no ingresa stock por sí solo. El stock se mueve cuando registrás recepción.

C) Podés escanear productos

Después de elegir proveedor y ubicación, usá el botón con el ícono de código de barras o una lectora externa para agregar productos. Consultá Cómo usar la lectora de códigos de barras si necesitás revisar la conexión o la configuración.

D) Facturar y cerrar son acciones separadas

La facturación vinculada se registra por separado y no cierra la orden. Usá Cerrar orden cuando quieras dejar de esperar mercadería pendiente.

Errores comunes

1. “Seleccioná un proveedor”: falta proveedor.
2. “Seleccioná un depósito”: falta ubicación de entrega.
3. “La orden de compra debe tener al menos un producto”: falta al menos un renglón.
4. “Solo podés confirmar órdenes en estado borrador”: intentaste confirmar en otro estado.
5. “Solo podés recibir órdenes confirmadas, parcialmente recibidas o recibidas”: intentaste recibir o corregir una recepción en un estado no válido.
6. “Eliminá las órdenes en borrador en lugar de cerrarlas”: una orden en borrador se elimina. No se cierra.
7. “La orden de compra ya está cerrada”: reabrila antes de continuar el circuito.
8. “La ubicación seleccionada no coincide con la de la orden de compra”: al recibir desde factura, la ubicación debe coincidir.
9. “Una compra de esta orden tiene costos adicionales vinculados”: una factura de la orden recibió un flete u otro costo adicional. Quitá el vínculo en ese comprobante antes de reabrir la orden.
10. “No podés eliminar productos que ya tienen unidades recibidas”: si la recepción fue un error, corregí Total recibido en Gestionar recibidos antes de quitar el producto desde Editar.

Atajos

1. En listado de órdenes: N para abrir Nueva orden de compra.
2. En el formulario de orden: P para abrir búsqueda de productos.
3. En el formulario de orden: Cmd/Ctrl + Enter para guardar.
4. En toda la app: Cmd/Ctrl + K para abrir paleta de comandos.

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